Rozpoczynając proces wdrożenia whistleblowingu (sygnalizowania nieprawidłowości), warto opracować regulamin formalizujący zasady zgłaszania. Regulamin powinien jasno opisywać, jakie są dostępne kanały zgłaszania, jak przebiega proces analizy zgłoszeń oraz co towarzyszy realizacji działań naprawczych. To dokument, który będzie stanowił wytyczne dla całego procesu.
Oprócz wdrożenia systemu do zarządzania nieprawidłowościami, takiego jak Formularz Sygnalisty, kluczowym elementem jest również wyznaczenie dedykowanej osoby lub zespołu odpowiedzialnego za rozpatrywanie zgłoszeń. Mogą to być osoby wewnętrzne, które zdobyły zaufanie pracowników, lub też ekspertów zewnętrznych, co może wprowadzić większą niezależność i obiektywizm w procesie analizy. Warto także zwrócić uwagę na prowadzenie szczegółowego rejestru zgłoszeń. To ważny element zarówno z punktu widzenia audytów, jak i transparencji działań.
Wdrożenie mechanizmu whistleblowingu to jednak nie tylko proces techniczny. Kluczową rolę odgrywa komunikacja wewnętrzna. Wyjaśnienie celu i korzyści z wdrożenia systemu, a także przekonanie pracowników, że ich głos jest ważny i zostanie wysłuchany, jest kluczowe. Regularne przypominanie o dostępnych narzędziach i sukcesach uzyskanych dzięki zgłoszeniom podkreśla wartość całego procesu.
dla sektora publicznego i prywatnego